Account aanmaken

 <<< Terug naar index

Indien de portaloptie 'Account aanmaken activeren' is aangevinkt kunnen eindgebruikers vanuit het inlogscherm in de frontend zelf een eigen account aanmaken. Hierbij kan worden gekozen voor aan aanmelding zonder autorisatie of een aanmelding met autorisatie. Aanmelding zonder autorisatie wordt bijvoorbeeld gebruikt bij een publieke webshops. Na het aanmelden (en indien ingesteld autoriseren) krijgt de gebruiker een e-mail met daarin de activatielink. Zodra het account is geactiveerd heeft de gebruiker de rechten van 'user'.

Hierbij kan eveneens worden ingesteld dat gebruikers waarbij het e-mailadres aan bepaalde voorwaarden voldoen een account zonder autorisatie kunnen aanmaken, terwijl andere gebruikers moeten worden geautoriseerd alvorens hun account is geactiveerd.
Hiermee kunnen bijvoorbeeld gebruikers van eigen organisatie gemakkelijk een account aanmaken, terwijl het account van gebruikers die niet van de eigen organisatie zijn eerst moet worden geautoriseerd.

Instellen

Om de module 'Account aanmaken' te activeren dient de portaloptie Account aanmaken activeren te worden geactiveerd. Daarna dienen er nog enkele opties ingesteld te worden in de configuratie. Dat kan op dit moment alleen door de Helpdesk te worden gedaan. Neem hiervoor contact op met de Helpdesk van XpressionLabs. Voor activeren van deze module heeft de helpdesk antwoord nodig op onderstaande vragen om de configuratie juist in te stellen:

• action: Moet er een autorisatiemail worden verstuurd nadat de gebruiker zich heeft geregistreerd of kan de gebruiker zich zonder autorisatie aanmelden? Indien er gebruik gemaakt gaat worden van de whiltelist, dan dient hier een autorisatiemail te worden verstuurd.
• whitelist: Hierbij kan (optioneel) worden ingesteld waaraan het e-mailadres van de aanmelder moet voldoen. Zo kan bijvoorbeeld worden ingesteld dat het e-mailadres van het bedrijf zelf moet zijn om gebruikers te accepteren en zodat niet iedereen zomaar een account kan aanmaken. Let op: dit werkt alleen samen met het versturen van een autorisatiemail.
• emailaddress: Het e-mailadres van de autorisator die de accounts dient goed te keuren. Dit is alleen nodig als er bij punt 1 is gekozen voor het versturen van een autorisatiemail.
• notificationmail: Het e-mailadres voor een notificatie e-mail. Deze wordt verstuurd op het moment dat de gebruiker zijn account valideert. Niet bedoeld in combinatie met autorisatie.

Configureren

Zodra de helpdesk bovenstaande heeft geconfigureerd dien je zelf in de portal onder Datatabs een nieuwe tab aan te maken van het tabtype Aanmaken account. Hierin dienen vervolgens de velden te worden aangemaakt die de gebruiker dient in te vullen bij activatie. Dit dienen minimaal onderstaande velden te zijn:

• Naam van de gebruiker
• E-mailadres
• Wachtwoord

Er mogen meer velden worden aangemaakt, maar dat is optioneel. Bovenstaande 3 velden zijn echter vereist.

Zonder autorisatie

Indien er gekozen is voor account aanmaken zonder autorisatie, dan wordt er geen autorisatiemail naar de autorisator gestuurd om het account goed- of af te keuren. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt bij openbare webshops of wanneer de whitelist is ingesteld.

• De gebruiker klikt in het inlogscherm op de website op 'Nieuw account'.
• De gebruiker vult naam, e-mailadres en wachtwoord in en klikt op 'Account aanmaken'.
• Er wordt een e-mail gestuurd naar het ingevulde e-mailadres met daarin een activatielink.
• De gebruiker klikt op de activatielink in de e-mail. Daarmee is het account gevalideerd.

De activatielink in de mail is slechts 7 dagen geldig. Indien de gebruiker de aanvraag niet voor die tijd bevestigd komt deze te vervallen.

Met autorisatie

Indien er gekozen is voor account aanmaken met autorisatie, dan wordt er een autorisatiemail gestuurd naar de autorisator zodra de gebruiker op 'Account aanmaken' heeft geklikt.

• De gebruiker klikt in het inlogscherm op de website op 'Nieuw account'.
• De gebruiker vult naam, e-mailadres en wachtwoord in en klikt op 'Account aanmaken'.
• Er wordt een e-mail gestuurd naar het ingevulde e-mailadres met daarin een activatielink.
• De gebruiker klikt op de activatielink in de e-mail. Daarmee heeft de gebruiker wel het e-mailadres gevalideerd, maar kan nog niet inloggen.
• De autorisator krijgt een e-mail waarin het aangevraagde account kan worden goed- of afgekeurd.
• Indien de autorisator het account goedkeurt krijgt de gebruiker een e-mail om te bevestiging dat het account is geactiveerd.
• Indien de autorisator de aanvraag voor het account afkeurt krijgt de gebruiker een e-mail dat het account is afgewezen.

Whitelist

Met de whitelist kan worden ingesteld dat gebruikers met een geldig e-mailadres zelf hun account kunnen valideren, dus zonder autorisatie. Er kan bijvoorbeeld worden ingesteld dat alleen gebruikers van het eigen bedrijf (*@bedrijfsnaam.nl) een account kunnen aanmaken, of alleen uit een bepaald land (.nl).

Het instellen van de whitelist dient op dit moment nog door XpressionLabs te gebeuren. Je kunt contact opnemen met de Helpdesk om dit in te laten stellen.

FROM-mailadres

Nadat bovenstaande is ingesteld, dient er bij de vertalingen nog wel een FROM-mailadres worden ingesteld. Dit is het e-mailadres dat in de e-mail als afzender wordt ingesteld. Dit kun je instellen via de vertaling.

• Ga naar Teksten > Vertalingen > Nederlands > XpressionManager Reloaded.
• Filter vervolgens op 'reporttemplates>createaccount_checkmail>mail_from'.
• Vul hier een geldig e-mailadres in dat als afzender van de mails wordt gebruikt.
• Klik op [Opslaan].

Nieuwe accounts automatisch in groep plaatsen op basis van hun e-mailadres

Het is mogelijk om gebruikers automatisch aan een groep/vestiging toe te wijzen op basis van het domein van het e-mailadres, dus het gedeelte achter de @. Dat gaat als volgt:

• Maak een nieuw veld aan in je organisatiedata met veldwaarde 'Vestigingskeuze profiel - Emailextensie (XF/XR)'. (Deze heeft de tag PROFILEDEP_EMAILEXT).
• Stel dat je 3 groepen/vestigingen hebt: Amsterdam, Rotterdam, Onbekend.
• Stel dat de ene groep een e-mailadres hebben dat eindigt op @amsterdam.nl en dat de andere groep een e-mailadres heeft dat eindigt op @rotterdam.nl. Dan vul je het nieuwe veld dat je net gemaakt hebt per groep in. Bij de groep Amsterdam vul je in dat veld 'amsterdam.nl' (dus zonder de @) in en bij de groep Rotterdam vul je 'rotterdam.nl' in. Je kunt eventueel meerdere adressen invullen in dat veld door deze te scheiden met een ; (puntkomma).
• Het e-mailadres dient aan de juiste veldwaarde (Persoon - email) gekoppeld te zijn.

Als gebruikers nu een account aanmaken, worden ze automatisch toegewezen aan de juiste groep.