Publicatiemodule

 <<< Terug naar index

Met de Publicatiemodule kunnen opgeslagen documenten worden gepubliceerd naar een statisch artikel in een ander menu-item. De bestaande menu-items met de opgeslagen documenten zijn dan alleen nog voor het opmaken van de documenten, de statische artikelen zijn er om te bestellen.

De Publicatiemodule is een betaalde module. Neem voor de mogelijkheden en de kosten contact op met onze Helpdesk.

Hierin wordt voorzien in een onderscheid tussen drie gebruikersgroepen:

• Reguliere gebruikers; mogen goedgekeurde documenten bestellen
• Documenteigenaren; maken de documenten op
• Autorisators; autoriseren de opgeslagen documenten en geven deze vrij voor de reguliere gebruikers.

Met de bestaande functionaliteit in Reloaded is het volgende al in te stellen:

• Via rechten op de menu-items kan ingesteld worden dat reguliere gebruikers geen toegang krijgen tot de opgeslagen documenten.
• Via de optie "Verberg bestelknop" onder "Keuze van aantal in winkelwagen" bij het eerste artikel in een pdf meer pagina menu-item kan ingesteld worden dat de opgeslagen documenten niet besteld kunnen worden.

Menu-item

In de beheeromgeving is bij menu-items een extra menu “Publicatie” toegevoegd. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:

• Blauwdrukartikel; Bij het publiceren van een document worden de instellingen van dit artikel overgenomen. Denk bijvoorbeeld aan de leverancier en de prijsstaffel.
• Publiceer naar; Bepaald naar welke menu-items gepubliceerd mag worden. Als er geen menu-item is aangevinkt, dan wordt de knop voor het publiceren in de front-end niet getoond.

Dataconfiguratie

De knop voor het publiceren wordt alleen getoond als deze voor de ingelogde gebruiker is vrijgegeven. Voeg hiervoor onder dataconfiguratie, bij de organisatie, een veld toe met als veldtype “checkbox” en veldwaarde “Publiceerrechten”. Als er een afdeling (groep) is die mag publiceren, voeg dit veld dan toe op groepsniveau. Als het gaat om individuele gebruikers, voeg dit dan toe op persoonsniveau.

Databeheer

Ga nu onder databeheer, in de organisatie, naar het niveau waar bovenstaande veld is aangemaakt en vink de checkbox aan bij de gewenste groepen of gebruikers.

Documentmetadata

Via documentmetadata kan bij de documenten een status toegevoegd worden, via deze status kan de documenteigenaar aangeven welke documenten gereed zijn om te publiceren. Dit is ook een voorwaarde voor het versturen van de dagelijkse mail aan de autorisators.
Voeg in de documentmetadata een veld toe met als veldtype “optionlist” en XML tagnaam “STATUS”. Voer in het veld “Extra” de gewenste opties toe, onderstaande opties zijn beschikbaar in deze module. Het deel voor de pipe ligt vast, het deel erna is vrij aan te passen:

• NEW|Nieuw; wordt automatisch gezet bij het aanmaken van een nieuw document
• EDIT|In bewerking;
• READY|Gereed voor publicatie; de knop voor het publiceren wordt alleen getoond bij documenten met deze status, als deze status niet aanwezig is wordt de knop bij alle documenten getoond
• PUB|Gepubliceerd; wordt automatisch gezet na het publiceren van het document
• ARCH|Gearchiveerd; bij het selecteren van deze status wordt het gepubliceerde artikel gedeactiveerd

Front-end

De ingelogde gebruiker ziet bij een opgeslagen document de knop “Publiceren”, als aan de volgende voorwaarden voldaan is:

• Bij het menu-item is een menu-item aangevinkt om naar te publiceren
• Bij de ingelogde gebruiker, of zijn gebruikersgroep, is het veld “Publiceerrechten” aangevinkt
• Het document heeft de status “READY”, of de status “READY” bestaat niet

Deze knop is te vinden onder de opties, net als het verwijderen van het document en het downloaden van de pdf.
Als er op deze knop geklikt wordt, dan krijgt de gebruiker een popup te zien met daarin de volgende velden:

• Menuitem; dropdown met de aangevinkte menu-items voor publiceren
• Actie
• Artikelomschrijving; standaard gevuld met de documentomschrijving
• Artikelnummer
• Rechten; bepaald welke groepen het gepubliceerde artikel mogen zien, de rechten van het document worden hierin standaard overgenomen.
  

Wanneer er op “Publiceren” geklikt wordt, wordt het artikel daardwerkelijk aangemaakt. Na het publiceren wordt er een e-mail verstuurd naar de documenteigenaar, om deze te informeren dat het document gepubliceerd is.

Dagelijkse e-mail aan autorisator

Dagelijks kan er via een automatische taak gecontroleerd of er documenten klaar staan om te publiceren. Als er documenten gevonden worden, dan wordt er een e-mail verstuurd naar de autorisators, om deze hierover in te lichten.
Indien gewenst, neem contact op met de helpdesk om dat in te laten stellen.